CONSTITUTION DU CHAPITRE ÉTUDIANT DE LA SOCIÉTÉ ÉLECTROCHIMIQUE DE MONTRÉAL

Table des matières

2

1. Comité exécutif de 2025

Conseiller pédagogique : Prof. Steen Schougaard, UQAM

3

2. Rôles des cadres

2.1 Président

Superviser et représenter le chapitre. Diriger les réunions du comité exécutif, maintenir et modifier la constitution du chapitre et servir de signataire principal.

2.2 Vice-président

Aider le président à s’acquitter de ses fonctions et à agir à sa place lorsque le président est absent. Planifier et diriger les activités du chapitre étudiant.

2.3 Trésorier

Responsable de l’entretien des fonds du chapitre et propose des recommandations pour les politiques relatives au budget. Agir comme point de contact pour la collecte de fonds par l’intermédiaire des partenaires universitaires et industriels.

2.4 Secrétaire

Orienter et tenir à jour les comptes rendus des réunions. Élections directes, mettre à jour les listes de membres et archiver d’autres publications pertinentes.

2.5 Affaires intérieures

Orienter les nouveaux membres afin qu’ils connaissent les avantages et les responsabilités de leur adhésion.

2.6 Affaires extérieures

Communiquer avec les membres de l’industrie et du milieu universitaire en tant que représentant du chapitre. Transmettre les nouvelles et l’information de la Société électrochimique au chapitre. Collaborer avec d’autres chapitres pour faciliter le partage des connaissances.

2.7 Médias

Gérer les comptes de médias sociaux du chapitre et la couverture médiatique des événements. Coordonner avec les membres de l’exécutif pour faire connaître les événements du chapitre et les publications des membres. Cela comprend la soumission de documents au magazine ECS, Interface.

2.8 Social

Réserver des lieux pour les événements et organiser l’inscription aux événements. Coordonner avec le responsable des affaires des médias la production et la diffusion de matériel promotionnel pour les événements, y compris des affiches, des dépliants et des articles.

4

2.9 Éducation

Organiser des événements tout au long de l’année pour les membres afin de développer leurs compétences professionnelles en électrochimie. Cela peut inclure des séminaires, des ateliers et des visites de l’industrie.

2.10 Soutien/Auxiliaire

Aider les membres exécutifs dans leurs tâches respectives au besoin. Participer à l'organisation d'événements spéciaux (rassemblement, colloque, etc.) selon les besoins et les disponibilités. Il n'y a pas de vote pour élire les membres exécutifs de soutien. Le poste peut être comblé par autant de personnes que nécessaire. Tout candidat qui n'a pas été élu ou tout membre du chapitre étudiant de l'ECS désirant contribuer au comité exécutif peut demander à participer à titre de membre exécutif de soutien.

Livres d'or

Pour chaque poste, un Livre d'or sera disponible, décrivant en détail les tâches, les responsabilités et quelques conseils liés au poste. Les Livres d'or seront conservés électroniquement sur tout serveur partagé utilisé par le Chapitre (actuellement Google Drive/_Documents officiels/Livres d'or). Il incombe à chaque membre exécutif de prendre connaissance de son Livre d'or lorsqu'il est en poste, ainsi que de le maintenir et de le mettre à jour si nécessaire.

5

3. Structure organisationnelle

3.1 Réunions

Le comité exécutif se réunira une fois par mois ou selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement du chapitre. Des équipes plus petites (sous-groupes) devraient être constituées pour traiter des questions précises plus rapidement et plus efficacement. Des exemples pratiques de sous-groupes sont les suivants :

Publicité (médias et réseaux sociaux)
Finances (Trésorier et Externe)
Éducation (éducative, externe et interne)

Il est suggéré que le président ou le vice-président assistent aux réunions des sous-groupes.

3.2 Suggestions pour soutenir les membres exécutifs

Il est suggéré aux membres exécutifs de soutien de travailler d'une ou plusieurs des manières suivantes :

Être responsable d'une tâche spécifique d'un poste exécutif (ex. : gestion d'un site Web)
Être un agent libre qui peut être appelé à l'aide si un autre membre exécutif en a besoin
Travailler sur un projet spécifique (ex. : organisation d'un colloque)

6

4. Élections

4.1 Périodes électorales

Les élections auront lieu chaque année en décembre, ce qui donne le temps de conclure bien avant la date d’échéance du rapport annuel sur la situation des sections étudiantes et du rapport sur la transition des officiers des sections étudiantes qui doit être présenté le 1 février de chaque année. L’élection sera initiée par le Président qui contactera tous les membres du Chapitre présents sur la liste de diffusion. Pour assurer la confidentialité des votes et éviter les votes multiples, les ID ECS seront un champ obligatoire lors du vote. Cette exigence a l’avantage supplémentaire de promouvoir une adhésion au SCE.

Exemple de calendrier électoral :

Les résultats de l’élection seront certifiés par le président, le vice-président et le secrétaire. Les gagnants seront annoncés à tous les membres du chapitre sur la liste de diffusion. Les résultats anonymisés (% de votes pour chaque candidat) seront mis à la disposition des membres sur demande.

4.2 Qualifications et suggestions pour les postes de direction

4.2.1 Qualifications

Le poste de président exige que le candidat réponde à au moins un des trois critères suivants : 1) une expérience antérieure dans un autre chapitre d’étudiants du SCÉ, 2) avoir déjà occupé un rôle exécutif dans ce chapitre d’étudiants; ou 3) a occupé un rôle de responsabilité équivalente dans une autre organisation. Ces critères ont pour but de s’assurer que le candidat a une expérience suffisante dans la gestion d’une organisation étudiante pour gérer correctement la division et maintenir son statut actif.

4.2.2 Suggestions

Afin de promouvoir l’échange d’idées et une plus grande coopération, il est suggéré que les fonctions exécutives du président et du vice-président soient exercées par des membres de différentes institutions. Nous souhaitons que les décisions soient prises en tenant compte de tous les membres et que les résultats de ces décisions soient communiqués plus efficacement. En répartissant la responsabilité des rôles exécutifs entre tous les établissements participants, nous espérons avoir une plus grande présence dans chaque établissement et faciliter le recrutement.

7

5. Adhésion

5.1 Devenir membre de l'ECS

Toute personne qui n'a pas de compte auprès de l'ECS doit s'inscrire et recevoir un identifiant à 6 chiffres avant de faire une demande d'adhésion. Ce n'est qu'à ce moment-là qu'elle pourra remplir la demande d'adhésion GRATUITE au chapitre étudiant de l'ECS. Voici la procédure à suivre pour s'inscrire en tant que membre du chapitre étudiant de l'ECS.

L'adhésion expire et doit être renouvelée chaque année pour bénéficier des avantages d'être membre.

5.2 Gestion de la liste des membres

La liste des membres sera tenue à jour par le Comité exécutif des affaires internes sur une base semestrielle à l'aide du rapport sur le statut des membres du chapitre étudiant fourni. Une liste des membres doit être mise à disposition (avec les noms uniquement) sur le site Web.

Pour aider à suivre les nouvelles inscriptions, tout le monde peut s'inscrire en remplissant un formulaire comme celui- ci .

5.3 Avantages de l'adhésion

Les avantages d'être membre de l'ECS incluent :

Accès à de nombreuses bourses étudiantes .
Réductions sur l'inscription aux événements de l'ECS.
Accès aux bourses de voyage .

8

6. Documents importants du ECS

6.1 Maintien de l’état actif

Le SCE fournit de nombreux documents utiles pour guider le comité exécutif du chapitre étudiant dans ses tâches, y compris les lignes directrices pour les chapitres étudiants du SCE.

Les documents nécessaires au maintien du statut de chapitre actif sont tous exigibles avant le 1 février de chaque année. Les documents en question sont : (1) le rapport annuel de situation du chapitre étudiant, (2) le rapport de transition des agents du chapitre étudiant, (3) le rapport de situation des membres du chapitre étudiant.

De plus, pour conserver son statut actif, le chapitre étudiant doit :

Avoir un minimum de six (6) membres.
Soumettre des informations sur les activités et des photos à Interface pour publication.
Coordonner au moins deux (2) activités qui font la promotion de l’électrochimie/des sciences à l’état solide.

6.2 Coordonnées du ECS

Questions générales
ecs@electrochem.org

Prix
awards@electrochem.org

Développement
development@electrochem.org

Réunions
meetings@electrochem.org

Abonnement
customerservice@electrochem.org

Publications
publications@electrochem.org

Commandites
sponsorship@electrochem.org